Ennek nagy előnye, hogy számos plusz kényelmi szolgáltatást kínálhat a résztvevőknek. Viszont a lebonyolítás sikerének kulcsa mégiscsak az esemény közvetlen helyszíne, azaz a rendezvényterem.

Egy korszerű szállodai rendezvényteremnek számos felszereltséggel és szolgáltatással kell rendelkeznie annak érdekében, hogy megfeleljen a vendégek és az esemény szervezői által megadott feltételeknek. A pontos felszereltség függ az adott szálloda típusától, a terem méretétől és a célcsoport igényeitől. Kevés az olyan komplex szolgáltatás a piacon, mint a Hotel Karos Spa Zalakaros szobáin túl a rendezvénytermeinek kínálata.

Tehát a spektrum széles, mi azért az alábbiakban megpróbáltuk összefoglalni, milyen szempontok alapján mérlegeljük egy adott rendezvényhelyszín minőségét.

Alapinfrastruktúra

Legalapvetőbb elvárás, hogy a rendezvényteremben legyenek kényelmes székek és asztalok, és hogy a helyiség legyen akadálymentesített, könnyen hozzáférhető mozgássérült személyek számára is.

Az sem árt, hogyha a helyiség könnyen átrendezhető, de ebben a kérdésben a szálloda munkatársaival mindenképpen egyeztetni kell.

Alapvető igény, hogy a rendezvény szüneteiben meg lehessen kínálni a résztvevőket, meleg és hideg italokkal, csipegetnivalóval, ezért szükség van kávé- és teafőzőkre, esetleg egy mini büféhelyiségre, de helyre mindenképpen asztaloknak a megfelelő tálaláshoz.

Emellett jól jöhetnek még cateringszolgáltatásokhoz szükséges felszerelések és tárolók.

Műszaki felszereltség

A terem világítása egyszerre kell legyen funkcionális, illetve alkalmas többféle hangulat megteremtésére.

A hőmérséklet megrendelő igényei szerinti állíthatóságáról is gondoskodni kell hűtő- illetve fűtőberendezésekkel.

A biztonsági és vészhelyzeti felszerelések meglétére is komoly hangsúlyt kell fektetni, szükségesek előírás szerint tűzoltóeszközök és vészjelzési rendszer, illetve a biztonsági kamerák megléte is sokat nyom a latban.

IT és audiovizuális felszerelések

Elengedhetetlenül fontos a szélessávú kommunikáció és IT-infrastruktúra.

Megfelelő számú elektromos csatlakozót, illetve wifi-kapacitást kell biztosítani a résztvevők számára.

Szükségesek lehetnek projektorok és nagyvásznak vagy plazma TV-k a prezentációkhoz és vetítésekhez. Az érthetőség végett kellhet hangosító rendszer, beleértve a vezeték nélküli mikrofonokat.

Szerencsés, hogyha a szálloda részéről is rendelkezésre áll egy komoly helyismerettel rendelkező rendezvénykoordinátor vagy rendezvényszervező a teremmel kapcsolatos logisztikai kérdések kezeléséhez. Amennyiben a szállodának van étterme, így a cateringgel kapcsolatos feladatokat is ki lehet szervezni ezzel is segítve, hogy a szakmai tartalom kerülhessen tényleg a középpontba.